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¿Sabes cómo configurar los Workflows con OrgOS?

Daniela Maldonado R.

OrgOS permite digitalizar los Flujos de Trabajo o Workflows del departamento de Recursos Humanos. No importa si quieres procesar una lista de verificación de incorporación, recibir información sobre las ausencias por email o transferir tareas. OrgOS te ayudará a realizarlo todo.

En este post vamos a contarte cómo configurar los Flujos de Trabajo de tu empresa utilizando OrgOS.

 

Configurar Flujos de Trabajo

 

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Alertas de correo electrónico

Si necesitas una notificación por correo electrónico, puedes configurar un flujo de trabajo con una alerta de correo electrónico.

Además, ya no tienes por qué conformarte con los correos electrónicos predefinidos ya que puedes crear tus propias plantillas personalizadas. Luego se utilizarán para todos los correos electrónicos que envíes a los empleados.

Plantillas de correo electrónico

El primer paso es configurar tus propias plantillas de correo electrónico. Por lo tanto, dirígete a Configuración> Plantillas de correo electrónico> Crear plantilla de correo electrónico (botón +).

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Es importante que elijas la opción correcta, ya que solo las plantillas adecuadas para dicha opción estarán disponibles para los flujos de trabajo más adelante. Por ejemplo, si deseas utilizar tu plantilla para una notificación cuando se creó una nueva solicitud de ausencia, deberás seleccionar la opción Solicitud de tiempo libre también para la plantilla de correo electrónico. 

La selección de una opción u otra también afectará a los marcadores de posición ofrecidos. Dependiendo de la opción, se podrán agregar marcadores de posición adecuados al correo, por ejemplo, tipo de tiempo libre, desde, hasta, número de días hábiles, etc.

Después de eso, puedes comenzar a ingresar tu texto. Puedes utilizar texto sin formato en el editor de texto o personalizar tu correo electrónico con el logotipo y los colores de tu marca. Para diseñar tu plantilla de correo electrónico, podrás usar la pestaña HTML personalizada. 

Aquí puedes encontrar un ejemplo con nuestro logo y colores. Un correo electrónico personalizado para una solicitud de ausencia podría verse así:

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Si necesitas ayuda para personalizar el HTML, no dudes en contactar con nosotros.

Flujos de trabajo o Workflows

Ahora puedes empezar a configurar los flujos de trabajo. Para ello, dirígete a Configuración> Flujos de trabajo> Crear flujo de trabajo (botón +)

 

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En el ejemplo anterior, creamos un flujo de trabajo especial para una solicitud de tiempo libre, que se activará solo si la ausencia dura más de 5 días hábiles. Los disparadores varían dependiendo del objeto seleccionado.

Un disparador es un evento que debe tener lugar para que se ejecute el flujo de trabajo. En ese ejemplo, el activador es una nueva solicitud de tiempo libre, que cumple con las condiciones del filtro (más de 5 días hábiles).

Como último paso, puedes programar el flujo de trabajo para que se active inmediatamente (como se muestra en el ejemplo anterior), antes o después del evento desencadenante. 

Acciones

Después de configurar la condición previa Qué debe suceder, puedes agregar acciones al flujo de trabajo.

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Una acción puede consistir en una alerta de correo electrónico o de un hacer (to do) que se asigna a uno o más empleados. 

Puedes agregar tantas acciones a un flujo de trabajo como desees. También puedes combinar alertas de correo electrónico y dosificaciones en un flujo de trabajo, por ejemplo, en el flujo de trabajo de incorporación o onboarding.

Si tienes alguna duda, ¡no dudes en contactar con nosotros!

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