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Gestión del talento

Guía para implementar teletrabajo en empresas

26 MIN DE LECTURA
Tabla de contenidos
1. Marco jurídico del teletrabajo 2. Definición legal del teletrabajo 3. Situación legal y financiera por coronavirus 4. ¿Debe tener un registro de horas el teletrabajador? 4.1 Cómo registrar la jornada laboral en trabajo en remoto 5. ¿Quién pone los medios para trabajar desde casa: la empresa o el empleado? 6. Cómo cumplir con la protección de datos 6.1 Protección de datos 6.2 Privacidad 6.3 Transferencia de datos 7. ¿Si hay un accidente laboral en la casa del empleado quién lo cubre? 8. ¿Cómo mejorar la productividad de los equipos remotos? 8.1 Utilizar una herramienta de comunicación instantánea 8.2 Implementar un gestor de tareas 8.3 Mantener las conversaciones “cara a cara” 8.4 Realizar evaluaciones de desempeño 8.5 Echar un vistazo al registro de horas trabajadas 9. Recetas de éxito para trabajar desde casa 9.1 Dedica un espacio al trabajo 9.2 Cómo construir una oficina en casa 9.3 Vete a tu ritmo 9.4 Conócete a ti mismo 9.5 Cuida de tu alimentación 9.6 Vístete (casi) como si fueras a ir a la oficina 10. Cómo permanecer concentrado trabajando desde casa 10.1 Agenda tus tareas 10.2 Descansa 10.3 Organiza tu trabajo 10.4 Reduce las distracciones 10.5 Descubre cuáles son tus momentos 10.6 Duerme lo suficiente 11. Salud mental en el teletrabajo 12. Herramientas indispensables para equipos remotos 12.1 Sistema de almacenamiento en la nube 12.1.1 Mejores sistemas de almacenamiento en la nube 12.2 Aplicación de mensajería instantánea 12.2.1 Mejores aplicaciones de mensajería instantánea 12.3 Agenda online: configuración de Google Calendar 13. Los mejores automatismos para trabajar en remoto 13.1 Automatismos con Slack 13.2 Automatismos con Zapier 13.3 Software de RRHH para crear automatismo para trabajar en remoto 14. 5 blogs sobre teletrabajo que deberías seguir

Si bien el teletrabajo era una tendencia al alza en España, con la crisis de coronavirus se ha impuesto como única forma de mantener la actividad en muchos negocios. Las empresas se han visto empujadas a implantar esta nueva forma de trabajo de un día para otro, lo que ha generado una gran cantidad de dudas. A continuación, tratamos de ofrecer una respuesta a las más importantes.

 

Marco jurídico del teletrabajo

 

El teletrabajo, como tal, está regulado en el Estatuto de los Trabajadores desde el año 2012 cuando se hizo la última Reforma Laboral. Fue en este momento cuando se redactó un nuevo artículo (el 13) relativo al “trabajo a distancia”. El objetivo era dar cabida, con garantías, a una corriente que favorece la flexibilidad, facilita la conciliación y que cada vez iba ganando más terreno en el tejido empresarial.

Así que es, hoy en día, si tenemos dudas sobre los límites del trabajo en remoto debemos consultar en primer lugar el artículo 13 del Estatutos de los Trabajadores. Algunos de los aspectos que recoge:

 

  • El acuerdo entre empresa y trabajadores para el teletrabajo debe recogerse por escrito.
  • Los empleados a distancia tienen los mismos derechos que sus compañeros que realizan la actividad en el centro de trabajo de la empresa.
  • El empleador debe proporcionar los medios necesarios para acceder a formaciones y promocionar dentro de la empresa.
  • Los trabajadores a distancia también podrán ejercer los derechos de representación colectiva.

 

Así mismo, el Real Decreto-ley 6/2019 del 1 de marzo 2019, una ley pionera para promover la igualdad efectiva entre hombres y mujeres, estableció el teletrabajo como herramienta para facilitar la conciliación de la vida familiar y laboral. Este texto señala lo siguiente:

“Las personas trabajadoras tienen derecho a solicitar las adaptaciones de la duración y distribución de la jornada de trabajo, en la ordenación del tiempo de trabajo y en la forma de prestación, incluida la prestación de su trabajo a distancia, para hacer efectivo su derecho a la conciliación de la vida familiar y laboral. Dichas adaptaciones deberán ser razonables y proporcionadas en relación con las necesidades de la persona trabajadora y con las necesidades organizativas o productivas de la empresa. En el caso de que tengan hijos o hijas, las personas trabajadoras tienen derecho a efectuar dicha solicitud hasta que los hijos o hijas cumplan doce años”.

 

 

Definición legal del teletrabajo

 

Estas leyes y regulaciones sirven, también, para perfilar y definir qué es el trabajo en remoto. Según el Estatuto de los Trabajadores, la principal norma a la que debemos atender:

 

“Tendrá la consideración de trabajo a distancia aquel en que la prestación de la actividad laboral se realice de manera preponderante en el domicilio del trabajador o en el lugar libremente elegido por éste, de modo alternativo a su desarrollo presencial en el centro de trabajo de la empresa”.

 

Sin embargo, existen más definiciones emitidas desde organismos oficiales como la que se incluye en el Acuerdo Marco Europeo sobre Teletrabajo de 2002. En este documento, se dice que “el teletrabajo es una forma de organización y/o de realización del trabajo, utilizando las tecnologías de la información en el marco de un contrato o de una relación de trabajo, en la cual un trabajo que podría ser realizado igualmente en los locales de la empresa se efectúa fuera de estos locales de forma regular".

También existe una pequeña guía publicada por el Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales de España en la década de los 90 en la que se explica que el teletrabajo consiste en "el desarrollo de una actividad laboral remunerada, para la que se utiliza, como herramienta básica de trabajo, las tecnologías de la información y telecomunicación y en el que no existe una presencia permanente ni en el lugar físico de trabajo de la empresa que ofrece los bienes o servicios ni en la empresa que demanda tales bienes o servicios".

 

 

Situación legal y financiera por coronavirus

 

Hasta la llegada del coronavirus a España, solo un 4,3% de los trabajadores realizaba su actividad desde casa (según una Encuesta de Población Activa publicada por La Vanguardia). Sin embargo, tras la orden de Sanidad de permanecer en los hogares y la proclamación del estado de alarma para frenar la propagación del virus, las empresas se han visto obligadas a seguir desarrollando su actividad en remoto.

El texto legal aprobado por el Consejo de Ministros y publicado en el BOE explica que “con el fin de ejecutar las medidas de contención previstas, garantizando al mismo tiempo la continuidad de la actividad empresarial y las relaciones laborales, se priorizarán los sistemas de organización que permitan mantener la actividad por mecanismos alternativos, particularmente por medio del trabajo a distancia”.

Por su parte, el Gobierno, para facilitar la implantación del trabajo promueve una serie de recomendaciones y pondrá en marcha un programa de financiación de material mediante ayudas y créditos a pymes.

“Gracias a las herramientas informáticas y digitales, pueden realizarse las tareas laborales diarias desde dispositivos conectados a Internet, incluyendo reuniones online, llamadas virtuales vía voz, videoconferencias o envío de documentos internos”, añade el decreto.

 

 

¿Debe tener un registro de horas el teletrabajador?

 

, es importante recalcar que aunque la actividad se desempeñe en remoto es obligatorio registrar el inicio y fin de la jornada del trabajador. Desde la publicación en el BOE del Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo de 2019, todas las empresas, sin excepción, deben de contar con un sistema de control de horario para anotar las horas trabajadas por cada empleado cada día. El objetivo de esta medida es ayudar a paliar abusos laborales y fraudes por no pagar o compensar las horas extras.

Por lo tanto, la obligación del registro de la jornada laboral también afecta a los trabajadores en remoto. El sistema a utilizar queda a elección de la empresa. Sin embargo, para estos casos, es necesario contar con medios específicos que permitan realizar el registro a distancia. Para ello, lo más habitual es utilizar softwares específicos.

Cabe señalar, también, que la norma obliga a las empresas a almacenar la información recopilada por cada empleado, aunque este no permanezca en la empresa, durante al menos cuatro años y debe estar disponible en caso de que Trabajo o la Seguridad Social requieran una inspección.

 

 

Cómo registrar la jornada laboral en trabajo en remoto

 

Nuestro software de RRHH todo en uno cuenta con una funcionalidad de control de horario y presencia a través de dispositivos móviles o tabletas, lo que permite a los empleados registrar su hora de entrada y salida a distancia. De este modo, resulta mucho más fácil cumplir con la ley española ahora, cuando las empresas se ven obligadas a implementar el teletrabajo, o cuando en circunstancias normales un empleado no pasa mucho tiempo en la oficina.

El sistema está totalmente adaptado a los requisitos que establece el Real Decreto de 2019 y, además, almacena en la nube toda la información registrada para poder acceder a ella siempre que sea necesario. Además, incluye un calendario con festivos e incluye procesos de aprobación en los casos en los que fuera necesario.

 

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¿Quién pone los medios para trabajar desde casa: la empresa o el empleado?

 

Como norma general, debe de ser la empresa la que proporcione los medios para teletrabajar al igual que ocurre en el centro de trabajo. Esta debe, también, proporcionar apoyo técnico para el correcto funcionamiento de todos los equipos. En estos casos, es importante determinar si el empleado está autorizado a utilizar los equipos informáticos para usos distintos al del trabajo.

Sin embargo, en las circunstancias actuales, en las que el coronavirus ha cogido a muchas organizaciones de improviso, es probable que tengan que contar con los equipos de los trabajadores para que estos puedan desarrollar su actividad en remoto.

 

 

Cómo cumplir con la protección de datos

 

Otras de las dudas que surge a la hora de establecer el teletrabajo es la confidencialidad y la seguridad de los datos de la empresa. Para garantizar que estos no se ven comprometidos, es responsabilidad de la compañía establecer y proporcionar los sistemas necesarios e informar y formar al empleado sobre los mismos. En este sentido, es importante atender a tres cuestiones.

 

Protección de datos

 

El trabajo en remoto entraña, por supuesto, un riesgo para los datos de los empresa. Por eso, las organizaciones deben prestar especial atención a los puntos débiles de sus sistemas de almacenamiento. Es importante establecer derechos de acceso muy estrictos y encriptar la información almacenada en los dispositivos.

 

Privacidad

 

Muchas organizaciones pueden sentirse tentadas a instalar en los ordenadores de sus empleados sistemas de rastreo para “controlar” el uso que hacen de los equipos o cuánto tiempo trabajan cuando están desde sus casas. Sin embargo, estas prácticas van en contra del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de 2018 y de la privacidad de los trabajadores.

Hay que entender que es posible que un empleado comience su jornada un poco más tarde de lo habitual o utilice su ordenador para temas personales, pero esto también puede ocurrir dentro de la oficina. Intentar establecer medidas de control sin violar los derechos de los trabajadores es prácticamente imposible. Por lo tanto, para que el teletrabajo funcione es fundamental la confianza.

 

Transferencia de datos

 

Cada vez que se vaya a transferir información delicada, es importante utilizar el cifrado o la encriptación de la misma. Esto lo que hace es “oscurecer” la información para evitar que otros puedan leerla y hacer uso de ella.

 

 

¿Si hay un accidente laboral en la casa del empleado quién lo cubre?

 

En materia de Riesgos Laborales también surge la duda de si se pueden dar accidentes laborales mientras el trabajador se encuentran en su domicilio desempeñando su actividad profesional. La respuesta es sí, ya que lo que determinada que se etiquete como “accidente laboral” o no, es la prestación de servicios.

 

 

¿Cómo mejorar la productividad de los equipos remotos?

 

Teletrabajo es sinónimo de productividad. Por un lado, el 42% de los profesionales siente que es más productivo trabajando desde casa, según un estudio de Zapier y, por otro, algunas empresas experimentan un aumento del 20% en el desempeño del equipo, la reducción del absentismo y los empleados se muestran más satisfechos con las condiciones laborales (según el Observatorio de Empresas).

Aún así, existen algunos consejos a seguir para que el ritmo y la actividad se mantengan independientemente de dónde se encuentre el equipo. De hecho, algunas empresas crean sus propios manuales para el teletrabajo para ayudar a los trabajadores a desarrollar su actividad a distancia.

 

1. Utilizar una herramienta de comunicación instantánea

 

La comunicación suele ser uno de los principales problemas de los equipos descentralizados por lo que utilizar un buen sistema de comunicación permite que todo fluya con normalidad. Un chat interno es una herramienta excelente, sobre todo si permite crear grupos y canales específicos para tratar diferentes temáticas.

 

2. Implementar un gestor de tareas

 

Además de crear canales de comunicación, es importante que cada persona del equipo sepa qué tareas se la han asignado y cuándo debe haberlas finalizado. Es decir, debe conocer sus responsabilidades y objetivos con claridad.

La mejor forma de plasmar esta información es contar con un gestor de tareas en el que cada miembro del equipo pueda ver las labores asignadas. En un equipo descentralizado esto ayuda organizar el trabajo, gestionar recursos y alcanzar objetivos. Dos de los softwares más populares son Asana (con versión de pago y gratuita) y Trello (gratuito). Ambos tienen un funcionamiento muy similares ya que las tareas se crean en tarjetas, asignadas a un responsable, y los miembros del equipo pueden intercambiar información o dejar comentarios.

En OrgOS también contamos con un organizador de tareas y reuniones. Éste crea las agendas de las reuniones, las hace interactivas y permite que los asistentes puedan anotar sus comentarios antes, durante y después de la sesión.

 

3. Mantener las conversaciones “cara a cara”

 

Aunque utilizar una herramienta de comunicación instantánea está bien, a veces hay cuestiones que se resuelven mejor con una llamada de teléfono o una videollamada. Para organizar reuniones de seguimiento rápidas o comunicar información importante, conectarse cara a cara suele ser la mejor opción y esto ayuda, además, a mitigar el aislamiento social.

 

4. Realizar evaluaciones de desempeño

 

Es importante revisar periódicamente los indicadores de productividad realizando evaluaciones de desempeño. Es importante observar cómo evolucionan en función de los diferentes cambios que se introduzcan para encontrar la mejor forma de trabajar a distancia. La adaptación y la mejora continua es la clave en el éxito de cualquier equipo.

 

evaluación desempeño teletrabajo

 

 

5. Echar un vistazo al registro de horas trabajadas

 

Cuando se trabaja desde casa es fácil que el horario laboral se vea ligeramente afectado, tanto por exceso como por defecto. Para asegurarse de que todo marcha dentro de lo normal es muy útil revisar, de vez en cuando, el registro de horas obligatorio.

 

 

Recetas de éxito para trabajar desde casa

 

A la hora de encontrar el éxito para trabajar desde casa, lo mejor es recurrir a empresas y profesionales que hayan vivido esta experiencia. Atlassian, la compañía que ha creado Trello y Jira, tuvo a toda su plantilla trabajando en remoto durante un año entero mientras se cambiaban de oficinas. De esta experiencia obtuvieron algunos aprendizajes muy valiosos.

 

1. Dedica un espacio al trabajo

 

Es el típico consejo pero en Atlassian aseguran que tener una pequeña oficina dentro de casa ayuda a que el cerebro se ponga en “modo trabajo”. Si podemos contar con un escritorio para ello, fenomenal; sino, la mesa de la cocina puede valer. Lo importante es ser consistente y trabajar siempre desde el mismo lugar.

 

2. Cómo construir una oficina en casa

 

El espacio de trabajo lo es todo, también en casa. Para ser productivo y mantener la concentración no hace falta contar con un amplio despacho, cualquier rincón vale siempre y cuando dispongas de los elementos necesarios para trabajar, llegue luz natural, esté más o menos aislado del ruido y el Internet funcione a la perfección (a poder ser por cable). ¿Lo tienes?

Una vez hayas encontrado el rincón perfecto para crear tu espacio de trabajo, tendrás que acondicionarlo adecuadamente. ¿Qué necesitas? A continuación enumeramos los elementos básicos para construir una oficina en casa:

 

  • Instala una mesa o escritorio: es el elemento básico para poder trabajar cómodamente y guardar una buena postura. Lo ideal es que tenga unos 70cm de ancho, 40cm de fondo y 65cm libres para introducir las piernas por debajo. Por lo demás, cualquier tipo de superficie puede valer.
  • Busca una silla ergonómica: vas a pasar muchas horas sentado así que busca una silla ergonómica con ruedas para evitar dolores o molestias corporales. Es importante que sea de una tela transpirable y que la base esté estable. Si vas a trabajar durante un período largo en casa, no escatimes en una buena silla. Tu espalda te lo agradecerá. Por último, trata de que quede un espacio amplio a su alrededor para poder moverte (al menos 1 metro).
  • Utiliza una pantalla de ordenador: si sueles trabajar con ordenador portátil, trata de conseguir una pantalla de ordenador a la que te puedas conectar y tener una visión más amplia. Trabajarás más cómodo y tu vista sufrirá menos.
  • Consigue un buen ratón y un teclado: estos elementos te ayudarán a conseguir una correcta postura para que evitar que tus muñecas sufran más de lo necesario.
  • Cuelga alguna estantería o balda: es importante para tu concentración que en el escritorio se mantengan lo más despejado posible. Trata de que sobre la mesa solo estén los elementos indispensables y, lo demás, colócalo en estanterías o baldas cercanas al escritorio.
  • Controla la luz: si tu escritorio está cerca de una ventana, quizás necesites instalar una cortina o un estor para controlar la entrada de luz natural. Así evitarás sombras o reflejos sobre el ordenador. También te vendrá bien tener una pequeña lámpara sobre la mesa como apoyo para los días más oscuros.
  • Decora con alguna planta: las plantas no sólo añadirán color a tu oficina sino que además te ayudarán a reducir el estrés y aumentar tu bienestar. Eso sí, elige una que sea fácil de mantener.
  • Dale tu propio toque: incluye otros elementos decorativos como figuras o cuadros que le den tu propio toque al espacio. Sentir que ese espacio te pertenece, hará que te sientas más motivado.

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3. Vete a tu ritmo

 

Una semana de trabajo es un maratón y hay que llegar con energías suficientes al final de semana. Por eso es importante hacer pequeños descansos a lo largo de la jornada y ser flexibles. Permítete tomar un café a media mañana en tu cocina, lejos de tu zona de trabajo, como lo harías con los compañeros.

 

4. Conócete a ti mismo

 

Mientras a algunos les encanta trabajar desde casa, otros echan de menos la actividad y el ambiente de la oficina. A muchos profesionales les cuesta arrancar con sus jornadas y les afecta la sensación de “aislamiento”. Si trabajar desde la oficina no es una opción (al menos de momento), es importante conocerse a uno mismo para hacer que el trabajo desde casa sea más llevadero.

 

5. Cuida de tu alimentación

 

Además de llenar tu cocina de café, fruta y galletas para los típicos desayunos, es importante que, mientras trabajes en casa, cuides de tu alimentación. Es muy fácil que, por falta de tiempo, tomes cualquier cosa a medio día. Sin embargo, debes de “alimentar” a tu cerebro correctamente para que tu productividad sea la esperada.

 

6. Vístete (casi) como si fueras a ir a la oficina

 

Vestirse de forma presentable cada mañana es fundamental. No solo te ayuda a despejarte y ponerte en ese “modo trabajo”, sino que además darás una buen imagen en las videollamadas. Establecer una rutina te ayudará a concentrarte y a ser más productivo.

 

 

Cómo permanecer concentrado trabajando desde casa

 

La concentración es otro de los temas que preocupa a los trabajadores en remoto más novatos y es que, a priori, puede parecer difícil mantener el foco en las tareas cuando estamos solo y tenemos muchas distracciones a nuestro alrededor. Lógicamente, cada persona debe buscar qué métodos le funcionan para permanecer concentrado trabajando desde casa pero aquí tenemos algunas ideas que pueden funcionar.

 

1. Agenda tus tareas

 

La mejor forma de permanecer concentrado y productivo es priorizar las tareas más importantes y asignarles un tiempo estimado para cada una de ellas. Es una buena forma de recordarte que el tiempo es finito y no quedarte “atascado”. Además, esto puede resultar una motivación para terminar a tiempo y luego darte algún premio como un café o paseo rápido.

 

2. Descansa

 

Al igual que lo harías en la oficina, haz pequeños descansos para despejar tu mente. Es fácil sumergirse en un proyecto y, sin darte cuenta, haber pasado horas sentado sin mover la vista ordenador. Tu cuerpo y cerebro necesitan hacen descansos, al menos, cada dos horas para seguir funcionando correctamente. Cualquier cosa que te aleje del escritorio durante un momento será bueno para tu rendimiento.

 

3. Organiza tu trabajo

 

Utiliza listas de tareas para clasificar y priorizar tu trabajo cada jornada. Esto te ayudará a saber lo que hay que hacer y qué es lo más importante cada día. Esto no solo hará que seas mucho más eficiente, sino que además cada vez que marques una tarea como “hecha” experimentarás esa sensación de logro y verás el progreso.

 

4. Reduce las distracciones

 

Es fácil que, sin darte cuenta, se te pasen las horas mirando el móvil o navegando por Internet. Es importante que reduzcas la tentación y evites las distracciones. Para ello existen aplicaciones como AppBlock que bloquean las notificaciones de tu dispositivo móvil y otras que, de una forma más sutil, te ayudan a cronometrar los tiempos de trabajo y te incentivan a permanecer concentrado. También puedes probar Focal Filter, (gratis) un programa para Windows para bloquear el acceso a páginas web el tiempo que estimes necesario. Stay Focused (gratis) que funciona con Chrome y en el que puedes restringir páginas en diferentes día y horarios, o Self Control (gratis) que sigue funcionando a pesar de que la elimines o la desinstales.

 

5. Descubre cuáles son tus momentos

 

Lo más normal es que al principio del día contemos con más energías y que éstas vayan disminuyendo con el paso de las horas. Pero no todos funcionamos igual. Además, trabajando desde casa las circunstancias pueden ser muy diferentes. Es importante, por tanto, que busques cuál es tu momento estrella del día para que, en esas horas, realices las tareas más importantes, que te resultan más difíciles o que requieren más concentración.

 

6. Duerme lo suficiente

 

El descanso afecta directamente a la claridad con la que pensamos y, por tanto, a nuestra capacidad de concentración y productividad. Arianna Huffington, fundadora del periódico que lleva su nombre, ha escrito un libro titulado “La revolución del sueño” en el que equipara trabajar sin haber dormido a hacerlo borracho.

 

 

Salud mental en el teletrabajo

 

Si en la oficina se presta atención a los riesgos laborales para garantizar un entorno seguro y adecuado para el trabajador, es importante hacer lo mismo cuando se desarrolla la actividad desde casa o a distancia.

En este caso, el teletrabajar está expuesto a riesgos psicosociales que pueden afectar directamente a su salud mental. Según Nora Inés Rubbini, en las VII Jornadas de Sociología de la UNLP, los peligros son los siguientes:

 

  • Tensión o estrés generados por la sobrecarga de trabajo o la falta del mismo.
  • “Adicción al trabajo” en el caso de tener un exceso de tareas.
  • Ansiedad, irritabilidad, estados depresivos… ocasionados para la fatiga mental.
    Sensación de aislamiento lo que provoca fatiga, alteración de la percepción del tiempo, incertidumbre…
  • Estrés que genera problemas de concentración, trastornos del sueño, irritabilidad…

 

Hay que entender que el teletrabajo hace feliz a muchos trabajadores pero que a otros les puede afectar de manera negativa. Por eso es importante saber cuáles pueden ser sus efectos para poder detectarlos a tiempo y ayudar a combatirlos de la manera adecuada.

 

La Guía de Salud Psicosocial de para el teletrabajo de Icare ofrece algunas recomendaciones específicas para evitar riesgos durante la crisis del Coronavirus en las que no solo debemos de trabajar en remoto sino también permanecer en casa:

 

  • Organizar el espacio de trabajo.
  • Construir un límite imaginario entre el trabajo y la vida personal dentro de casa.
  • Mantener las rutinas habituales: ducha, desayuno, vestirse…
  • Ventilar la casa y hacer descansos para tomar aire fresco en la ventana o el balcón.
  • Planificar la jornada de trabajo.
  • Respetar las comidas y no descansar durante este rato.
  • Mantener el contacto con el equipo.
  • Organizar actividades de ocio dentro de casa.
  • Hablar con frecuencia con la familia y amigos.
  • Realizar alguna actividad física.
  • Evitar saturarse con información.

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Herramientas indispensables para equipos remotos

 

La tecnología está de nuestro lado y es la que nos permite trabajar a distancia: desde la conexión a Internet y los ordenadores hasta las herramientas que nos facilitan desarrollar nuestra actividad y ser eficientes.

La digitalización es, por tanto, fundamental para cualquier equipo que quiera trabajar en remoto. Es fundamental adaptar los procesos y las herramientas a la deslocalización, al mismo tiempo que las personas adquieren los conocimientos necesarios para ello.

Existen numerosas herramientas que se requieren para el teletrabajo, tal y como señala este artículo de Forbes, pero depende de cada empresa determinar cuáles se adaptan mejor a sus necesidades. En este caso, queremos hacer un repaso por aquellas que resultan indispensables.

 

interface-google-driveInterfaz de la herramienta Google Drive

 

1. Sistema de almacenamiento en la nube

 

Para compartir archivos o información entre los equipos, los sistemas en la nube son la solución ideal. Funcionan con un fichero online al que todos los miembros del equipo pueden acceder para guardar, compartir o editar archivos. Entre las principales ventajas de este sistema podemos destacar:

 

  • Reducción en costes de hardware y software.
  • Seguridad de la información.
  • Facilidad para la colaboración entre empleados.
  • Adaptabilidad y flexibilidad.
  • Acceso a actualizaciones automáticas.

 

Es importante señalar que la seguridad de la información está garantizada por las plataformas que incluyen sus propios sistemas de cifrado. Además, éstas realizan copias de seguridad periódicas asegurándote que nunca perderás tus archivos.

 

Mejores sistemas de almacenamiento en la nube

 

  • Dropbox: es uno de los servicios de referencia en almacenamiento en la nube. Ofrece cuatro planes diferentes, dos para particulares y dos para empresas. Para usuarios, existe una opción gratuita con 2TB de almacenamiento y otra de pago por 16,58 € al mes con 3TB. Para empresas, el precio medio es de 12€ al mes con 5TB o espacio ilimitado.
  • Google Drive: otra opción muy famosa es la que ofrece Google, muy simple e intuitiva Con cada cuenta de Gmail cada usuario recibe 15 GB de espacio de almacenamiento compartido entre Google Drive, Gmail y Google Fotos. Se puede ampliar el espacio a 2TB por 99,99€ al año. También existe la opción para empresas, Drive Enterprise, que establece su precio por usuario.
  • Box: esta herramienta permite guardar documentos y crear flujos de trabajo. No ofrece versión gratuita pero el plan básico, con 100GB de almacenamiento y 2GB de carga de archivos, es de 4,50€ al mes.
  • OneDrive: el paquete de Microsoft incluye el acceso de OneDrive, un sistema de almacenamiento en la nube. Se adquiere junto con el paquete Office por lo que el precio es más elevado (al menos 69€ al año con 1TB de almacenamiento).las necesidades de la empresa, podemos acceder a planes de pago que rondan los 9€ al mes.
  • Facetime: si queremos hablar desde el móvil de manera rápida y sencilla, lo mejor es utilizar Facetime entre usuarios que dispongan de terminales iOS. Esta aplicación gratuita nos permite realizar video llamadas fácilmente y funciona a la perfección.
  • WhatsApp: desde la famosa app de mensajería también podemos crear llamadas o videollamadas gratuitas. Es una forma, también, cómoda y rápida de ponerte al día con el equipo. Eso sí, solo se pueden realizar desde la versión móvil.
  • Zoom: es otra aplicación que se está poniendo de moda por su sencillez y los buenos resultados que ofrece. La versión gratuita ofrece la posibilidad de crear videollamadas de 40 minutos entre varias personas. Existen tres programas de pago que varían de precio según el número de empleados o miembros que lo vayan a utilizar.

2. Aplicación de mensajería instantánea

 

Otra de las tecnologías imprescindibles para el teletrabajo son las apps de mensajería instantánea, para favorecer la comunicación entre compañeros. Es importante realizar reuniones “cara a cara”, como decíamos más arriba, pero en determinados momentos será mucho más operativo contar con una herramienta que te permita realizar consultas rápidas, enviar avisos o enviar documentos.

De nuevo, existen múltiples opciones el mercado. Una de las más populares para entornos laborales es Slack, ya que permite crear conversaciones individuales y chats de grupo. Además, cuenta con un sistema de búsqueda de información muy eficaz y los archivos enviados se almacenan en una carpeta en la nube.

 

Mejores aplicaciones de mensajería instantánea

 

  • Slack: mencionamos Slack como herramienta de videollamadas pero también cumple la función de aplicación de mensajería instantánea. Se puede utilizar tanto desde el ordenador como desde el móvil, permite crear grupos y favorece la integración con otras herramientas para crear automatismo. Es, probablemente, una de las mejores opciones.
  • Whatsapp: con la versión de escritorio, muchas compañías utilizan Whatsapp como herramienta de comunicación interna. Es una opción interesante, ya que todo el mundo la utiliza con frecuencia y sabe cómo funciona. Otra ventaja es que es gratuita.
    Skype: también nos sirve como aplicación de mensajería instantánea gracias a su chat. Si la hemos elegido como herramienta de videollamadas, podemos unificar y utilizarla con ambos propósitos.
  • Rocket.Chat: se define como una alternativa gratuita e ilimitada a la mensajería instantánea que ofrecen HipChat o Slack. Es de código abierto por lo que la podemos instalar dentro de nuestro propio servidor dedicado a comunicaciones.
  • Fleep: mensajes en tiempo real, correos electrónicos, lista de tareas… es una app muy completa. La versión gratuita ofrece hasta 10GB de almacenamiento aunque existen dos versiones de pago (una de 5€ por usuario al mes) y otra personalizada.

3. Agenda online: configuración de Google Calendar

 

Para coordinar el trabajo y las reuniones de los equipos en remoto es fundamental contar con una agenda o calendario que se pueda compartir con los compañeros y desde el que se puedan fijar reuniones o bloquear momentos para desarrollar tareas.

Este tipo de herramientas permiten que lo demás sepan cómo pinta nuestro día: a qué hora vamos a empezar a trabajar, qué reuniones tenemos, cuánto tiempo vamos a estar fuera para comer, etc. Así podrán saber cuándo es el mejor momento para escribirte y por qué, a lo mejor, no estás respondiendo a sus mensajes en la app de mensajería instantánea.

Con estas dos herramientas, junto con la app de mensajería instantánea, los equipos logran estar conectados y visibilizar el trabajo de los demás. Son dos pilares imprescindibles para la comunicación y la coordinación de equipos en remoto.

En cuanto a agendas online, por lo general, Google Calendar es casi imbatible. Esta herramienta cuenta con una gran cantidad de funcionalidades que pueden resultar muy útiles en el día a día. Es posible, por ejemplo, programar el horario laboral y la disponibilidad para que, automáticamente, cuando otra persona intenta fijar una reunión le salte un aviso.

También puedes programar un mensaje de “Fuera de la oficina” que rechace, automáticamente, las reuniones que traten de fijar en los períodos que hayas marcado. Se crea igual que una reunión, solo que tienes que seleccionar la opción “Fuera de la oficina”. Así te aseguras de que no tendrás que estar en dos sitios a la vez.

 

 

Los mejores automatismos para trabajar en remoto

 

El siguiente paso en la adaptación tecnológica para el teletrabajo es la automatización de tareas. Existen distintas herramientas en el mercado que te permitirán optimizar tareas y mejorar la productividad.

 

Automatismos con Slack

 

Una de las funcionalidades que hace más interesante a Slack es la posibilidad de crear automatismos sobre acciones rutinarias y la comunicación habitual en apenas unos minutos. No hace falta se programados ni informáticos para hacerlo.

 

  1. Recibe recordatorios para mantener tus rutinas saludables: puedes programar que Slack te envía mensajes cada cierto tiempo para recordarte que debes levantarte y andar un poco, beber agua o hacer algunos estiramientos.
  2. Programa un recordatorio diario para publicar tu estatus: si dentro de la compañía trabajáis con una metodología Agile o hacéis estatus diarios a través de un canal de Slack, es importante que no te olvides de publicar tus actualizaciones.
  3. Reconoce el trabajo del equipo: crea dinámicas divertidas para felicitar a los miembros del equipo que hayan destacado en su trabajo. Es una forma sencilla y fácil de dar feedback y animar a la plantilla.

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Interfaz de la herramienta Slack

 

Automatismos con Zapier

 

Zapier es una herramienta web que conecta aplicaciones para crear automatismos y organizar procesos de trabajo al gusto de cada uno.

 

  1. Permite a tus compañeros saber cuándo no estás delante del ordenador: en una oficina tus compañeros pueden ver fácilmente cuándo no estás en tu sitio, pero cuando teletrabajas eres invisible. La forma más fácil de hacérselo saber es con actualizaciones automáticas de estado en la aplicación de mensajería instantánea del equipo. Configúrala para que, cada vez que tengas una reunión, tu estado se actualice.
  2. Envía automáticamente el enlace a la reunión a todo el equipo: cuando la reunión está a punto de empezar, puedes automatizar el envío de un email con un recordatorio y el enlace a la videollamada unos minutos antes. Así todo el mundo llegará puntual.
  3. Mantente conectado el resto del equipo: si a veces te cuesta mantener el contacto con el equipo, programa un mensaje automático. Puedes, por ejemplo, crear un automatismo para preguntar los viernes, en el grupo de la empresa qué planes tienen el resto para el fin de semana y así comenzar una conversación.

Software de RRHH para crear automatismo para trabajar en remoto

 

OrgOS también tiene integración con Slack por lo que muchos de estos automatismos, y otros más relacionados con los RRHH, se pueden programar.

 

Así, con nuestro software, los equipos tienen visibilidad en todo momento de en qué estado se encuentra el empleado: trabajando en remoto, en oficina, enfermo, vacaciones. Además con el fichaje diario por ordenador también se puede saber si un empleado ha empezado su jornada laboral, si está en un descanso o si ya salió de la oficina.

 

Todos estos estados se conectan con Slack, por lo que si alguien te escribe un mensaje podrán ver por qué no contestas. Este control de las ausencias, junto con el registro de presencia, hace que todos tengan visibilidad en todo momento.

 

 

5 blogs sobre teletrabajo que deberías seguir


Si quieres mantenerte informado sobre novedades y tendencias relacionadas con el teletrabajo, te recomendamos seguir los siguientes blogs:

 

People by OrgOs: además de hablar sobre temas de interés para el departamento de RR. HH., también hemos creado un apartado para centrarnos en la temática del teletrabajo. Sabemos que es una tendencia al alza, por eso queremos proporcionarte información de valor para tu empresa.

El Blog Salmón: aunque es más conocido por tratar temas financieros, El Blog Salmón cuenta con un apartado dedicado el teletrabajo en el tratan temas de interés y ofrecen información de utilidad.

We Work Remotely blog: aunque está en inglés, en este blog encontrarás contenidos interesantes sobre el teletrabajo. Está creado por una de las principales plataformas de búsqueda de empleo en remoto.

Remote – How: otro blog en inglés pero con un contenido de gran valor. Actualmente, con la crisis del Coronavirus, están ofreciendo información de gran utilidad sobre cómo implementar el teletrabajo de manera rápida y exitosa.

Remote year: en último lugar, tenemos otro blog creado por una empresa que organiza tus viajes al mismo tiempo que teletrabajas. En su caso, dan consejos prácticos para trabajar desde cualquier lugar y mantener las rutinas.

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