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Herramientas para el departamento de Recursos Humanos más efectivas

 
Daniela Maldonado R.

 

No hay una sola empresa que pueda progresar si no cuenta con un departamento de Recursos Humanos que se encargue de organizar todo el personal de la compañía. De hecho, es el departamento que tiene una tarea más compleja: encontrar el mejor trabajador posible para desarrollar cada puesto. Sin duda, es un asunto que no se puede dejar a la casualidad. Dependiendo de la efectividad de este departamento la empresa funcionará bien, o no lo hará. Muchas organizaciones dan más atención a otras divisiones, pensando que los departamentos de Ventas, Compras o Marketing son los que hacen una labor más importante y productiva. Pero sin dejar de valorar su trabajo, no podrían funcionar sin RRHH. A continuación, conocerás las herramientas para el departamento de Recursos Humanos más efectivas. Pero al final del artículo descubrirás cuál puede ser la definitiva.


¿Para qué sirven las mejores herramientas de Recursos Humanos?

Todavía hay quienes piensan que el departamento de Recursos Humanos solo realiza dos tareas, pagar las nóminas, y contratar y despedir trabajadores. Pero en realidad son muchas más funciones las que realiza. Su responsabilidad principal se podría definir como la de cuidar de cada trabajador de la compañía. ¿Cómo hacerlo? Conociendo las distintas necesidades que tiene la plantilla a nivel global, pero también individual. Para hacerlo es necesario contar con las mejores herramientas de Recursos Humanos.

De esta forma evitarás empezar de cero cada mes, ya que puedes automatizar la práctica totalidad de las gestiones que realiza este departamento. Las siguientes herramientas son las que más se suelen utilizar en este tipo de departamentos.

 

1. Herramientas para redes sociales internas

Hoy en día buena parte de la comunicación a nivel personal se realiza utilizando las redes sociales. Las empresas también pueden contar con una red social interna gestionada por el departamento de Recursos Humanos. Es una ayuda no solo para que los empleados estén en contacto, sino también para facilitar el trabajo en equipo.

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No podemos olvidar, que si fomentamos la relación entre los diferentes miembros de la plantilla, sin importar a qué departamento pertenezcan o incluso su posición a nivel jerárquico, aumentará su compromiso con la empresa. Habrá un mejor ambiente y todos serán más productivos.

Para el responsable de Recursos Humanos escuchar a los trabajadores es una de sus armas más poderosas. Las redes sociales internas permiten conocer sus necesidades y evitan la falta de comunicación que se da muchas veces, porque el empleado no se atreve a dar el paso de hablar.

De hecho, hay empresas en las que sus empleados se comunican a través de redes sociales externas, pero no con los responsables. Existen algunas herramientas que te permiten conocer qué se está diciendo de la empresa en las redes sociales, como Meltwater o Hootsuite.

Pero lo mejor es contar con una red social interna, para crearla, puedes emplear Socialcast,  Confluence o  Zyncro.

 

2. Plataformas de aprendizaje

Hoy en día los trabajadores son muy conscientes de la necesidad que tienen de recibir una formación continua. Saben que desarrollan su labor en un mundo muy competitivo y cambiante, y que es vital saber reciclarse. Es cierto que pueden hacerlo por su cuenta, pero que la empresa les facilite las herramientas que necesitan es preferible.

Así el trabajador percibe el interés que tiene la compañía en que su plantilla desarrolle al máximo sus capacidades. Cuando se siente preparado consigue afrontar mejor los nuevos retos. La empresa se beneficia de empleados más comprometidos, que mejoran su productividad y que pueden cubrir las nuevas necesidades que tienen todos los negocios, sin tener que apostar por nuevos talentos.

Plataformas de e-learning como Coursera, Moodle o Efront son perfectas para dar la formación que necesita tu plantilla.

 Moodle- Plataforma de Aprendizaje

3. Herramientas de gamificación

Con una herramienta de gamificación utilizarás técnicas del mundo del juego para motivar a tus empleados, que pueden ser usadas por toda la plantilla. Te permite desarrollar distintos aspectos del trabajo, aquellos que consideres que hay que incentivar. ¿Cómo consigues que se implique toda la plantilla? Programando recompensas que premien su compromiso.

En el mercado encontrarás distintas herramientas de gamificación, como Badgeville,  Bigdoor o Gamify.

 

4. Herramienta para la firma electrónica

Una de las gestiones que más tiempo “roba” en las empresas es la firma de documentos. Son tantos los papeles que hay que firmar cada mes que si se automatiza esta labor se logrará ganar tiempo para realizar otras.

Con una herramienta que incluya la firma electrónica para rubricar todo tipo de documentos a nivel interno se agiliza todo el trabajo. Además, se dejará de producir una situación tan incómoda como tener que estar detrás de cada empleado para que firme cualquier papel.

Otra ventaja es que siempre quedará guardado todo lo que se firme.

5. Herramienta de gestión de nóminas

No es posible hoy en día imaginar una empresa que no cuenta con una herramienta para gestionar las nóminas, de hecho suele ser una de las primeras que implantan.

Permiten gestionar todo lo que tiene que ver con el pago de los sueldos, pero también controlar otras gestiones como los adelantos, las pagas extras, los días libres o las vacaciones.

6. Herramientas para mejorar la productividad

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Mejorar la productividad de cualquier empresa es clave para sobrevivir en un mundo tan competitivo como el actual. Por eso vamos a dedicar más espacio a este apartado. Hay muchas herramientas que mejoran los resultados. ¿Quiere conocer unas cuantas? Estas son  de las más importantes:

  1. EffiWork. Se utiliza para medir los niveles de productividad de todos los empleados a nivel individual y te ayuda a que gestionen su tiempo mejor. Conseguirás optimizar tus recursos y mejorar las rutinas de trabajo de tu plantilla.
  2. WorkflowMax. Es perfecto para las empresas de servicios. Te permite realizar un seguimiento exhaustivo de los trabajos realizados por horas. Podrás controlar las horas que hacen todos tus trabajadores. Incluso puede crear facturas utilizando directamente la información que aparece en los partes de horas. Por supuesto, podrás conocer la productividad de cada uno de tus trabajadores.
  1. Connecteam. Se trata de una herramienta especialmente útil, sobre todo para las empresas que cuentan con trabajadores que no desarrollan su labor de forma presencial. Podrán acceder a los mismos recursos con independencia del lugar en el que se encuentren. Es posible crear tu propia aplicación personalizada de forma sencilla.
  2. Slack. Es una gran ayuda para conseguir que el trabajo en equipo sea más dinámico y te dé los mejores resultados. También resulta muy útil cuando todos los trabajadores no comparten el mismo lugar de trabajo. Incluso cuando los horarios son diferentes. Puedes contar con un chat en el que comentar los diferentes proyectos. Con su versión para móvil, podrás colaborar con aquellos trabajadores que no comparten tu mismo horario.
  3. Harvest. Si quieres controlar el tiempo esta herramienta es perfecta. Puedes usarla en el ordenador, pero también cuenta con una versión para dispositivos móviles. Puedes calcular las horas que será necesario dedicar a cada proyecto. También registrar la cantidad de tiempo que un empleado ha dedicado a un trabajo concreto.

 

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7. Herramienta para la selección de personal

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Encontrar los mejores trabajadores es esencial para cualquier empresa. Se trata de una de las responsabilidades más importantes de cualquier departamento de Recursos Humanos. Es un proceso bastante complejo, que se ve simplificado por el uso de herramientas para la selección de personal. Por lo que también merecen un apartado especial. Estas son algunas ventajas que presentan:

▪     Reducir costes. Todas las empresas quieren reducir costes. Una herramienta para seleccionar personal evita que tengas que externalizar la contratación de nuevos trabajadores.  Además, consigues cubrir antes la vacante, por lo que la productividad no se ve afectada, lo cual también es un ahorro. Piensa también en el dinero que no se perderá al evitar los errores que se producen al realizar gestiones de forma manual.

▪     Proceso de selección más rápido. Cuando hay que contratar alguien no siempre se cuenta con un periodo de tiempo amplio. Con una herramienta de selección de personal se puede agilizar en gran manera la contratación. Puedes tener una base de datos con trabajadores a los que puedes llamar si necesitas a alguien de manera inmediata. Sin olvidar, que vas a poder automatizar diferentes tareas.

  • Organizar toda la información. Cuando un proceso de selección de personal se efectúa de forma manual se corre el riesgo de perder información. Con una herramienta para gestionar la selección tendrás toda la información organizada. Por supuesto, estará en todo momento disponible para ser consultada por el responsable de RRHH o por cualquier otro miembro de su equipo.
  • Una herramienta económica. Las herramientas de selección de personal no tienen por qué representar una gran inversión económica. De hecho, algunas funcionan directamente en la nube.
  • Facilita la comunicación con los candidatos. Es posible que tengas que ponerte en contacto con algunos de los candidatos a lo largo del proceso. Hay herramientas de selección de personal que permiten comunicarse con ellos de forma directa.

Ahora ya sabes qué herramientas no deben faltar en tu empresa, pero sabes por qué te conviene digitalizar el departamento de RRHH.

 

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¿Por qué digitalizar las herramientas de Recursos Humanos?

Un aspecto importante es que tengas claro por qué digitalizar el departamento de Recursos Humanos. Solo de esta forma podrás mentalizar a tu equipo de los beneficios y conseguir su implicación.

Es fundamental que así lo hagas, porque no se puede andar entre dos aguas. Es decir, no se puede invertir en digitalizar los procesos de la empresa, para luego seguir haciendo muchas de las tareas de forma manual.

Por cierto, sin duda este es el mejor momento para hacerlo, porque todos tus empleados ya conviven a diario con la tecnología fuera del trabajo.

¿Cómo digitalizar las herramientas de Recursos Humanos?

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Los siguientes  puntos te serán de gran ayuda a la hora de digitalizar el departamento de RRHH:

  1. Debes estar convencido. Si tienes dudas, todo tu equipo las tendrá. Debes creer que has tomado la mejor decisión emprendiendo este camino. Cuando tú te hayas mentalizado, será más fácil convencer al resto del equipo.
  2. Forma a tus empleados. Decíamos antes que todo tu equipo ya está familiarizado con la tecnología, pero ahora es necesario que esté preparado para utilizarla a nivel profesional. Debes determinar qué miembros de tu equipo pueden tener un papel más relevante en este asunto y confiar en ellos para capitanear el proceso. Por otro lado, tendrás que formar al resto de la plantilla. Invertir en formación en este caso es vital.
  3. Ten una comunicación abierta. No todos se adaptarán a los cambios de la misma forma, por eso es muy importante que prestes atención a los comentarios que te llegan. Debes detectar los posibles errores cuanto antes y corregirlos. Además, conocer qué necesidades tienen tus empleados en relación a este asunto es fundamental.
  4. No dupliquéis tareas. Es muy común en las empresas hacer las cosas dos veces por error, o porque no se está seguro de lo que se ha hecho. Intenta que a la hora de digitalizar las herramientas de tu empresa no te suceda. Implanta las nuevas funciones y cuando se realicen de forma correcta, deja de hacerlas de manera manual.
  5. Digitalizar toda la empresa. Una vez que has empezado con el proceso, no te quedes ahí. Desde tu departamento intenta que las herramientas digitales lleguen al resto de la empresa, habla con gerencia y consigue su apoyo.

Herramientas para el departamento de RRHH que debes conocer

En el mercado existen diferentes herramientas para el departamento de RRHH, ya conoces algunas. Ayudan a que funcione mejor y a que también lo haga el resto de la empresa. Estas 5 te resultarán muy útiles:

  1. GoCo. Es una herramienta que está diseñada por los creadores de UI/UX y se nota, ya que es fácil de manejar y tiene una estética muy similar. Se trata de una solución para gestionar los procesos internos del departamento de Recursos Humanos, como las nuevas incorporaciones, el abono de las nóminas, el control de los impuestos o la administración de los beneficios y los premios de los trabajadores.
  2. Smart Recruiters. Se basa en un slogan muy conocido, You are who you hire, Eres lo que contratas. Se trata de una herramienta que resulta tremendamente útil para gestionar la contratación de nuevo personal y también para el proceso de onboarding. Si no conoces este proceso, te explicamos que consiste en una nueva función que te ayuda a dar la mejor bienvenida posible a los trabajadores que contratas. Se consigue que su llegada a la empresa sea positiva y que en poco tiempo se involucren en la compañía, haciéndola suya. Se logra crear con Smart Recruiters una auténtica experiencia de usuario para atraer el talento a tu empresa.
  3. Tiny Pulse. Con esta herramienta lograrás incrementar el sentido de compromiso de tus empleados con el negocio. Potencia el engagement mediante encuestas que se configuran de manera intuitiva. El feedback que se obtiene ayuda a mejorar aquellos fallos que detectan tus trabajadores.
  4. Yammer. Se trata de una de las herramientas para el departamento de RRHH más interesantes, ya que ha sido creada por Microsoft y es de tipo colaborativo. Decimos esto, porque es capaz de conectar los diferentes departamentos de la compañía. Al compartir desarrolladores es perfecta para trabajar con la suite de Office. Conseguirás sacarle el máximo partido y que los empleados ofrezcan sus mejores resultados en cuanto a productividad.
  5. Gusto. Antes se llamaba ZenPayroll, y es una herramienta ideal para gestionar las nóminas de la empresa. Lo mejor es que muy fácil de utilizar y que te permite automatizar algunos de los procesos internos que realiza el departamento de Recursos Humanos. Te sorprenderá su diseño diferente e innovador.

Ahora ya conoces diferentes herramientas para el departamento de Recursos Humanos, que te serán muy útiles. Pero no queremos terminar sin que descubras la que para muchos es la herramienta definitiva: OrgOS.

¿Es OrgOS la herramienta de Recursos Humanos definitiva?

En el punto anterior has conocido 5 herramientas importantes para el departamento de Recursos Humanos. Como habrás visto cada una de ellas ofrece distintas posibilidades. Sin embargo, existe una alternativa, contar con una única herramienta que cubra todas tus necesidades.

ORGOS LOGO

OrgOS es la herramienta más completa a la hora de gestionar el departamento de RRHH. Podrás controlar las distintas tareas que realiza tu equipo de manera sencilla y mejorar la productividad de la plantilla.

¿Recuerdas las posibilidades que te ofrecían las herramientas que has visto en este artículo? Con OrgOS no necesitarás contratar ninguna de ellas, todas tus necesidades estarán cubiertas.

Toma nota de algunas de las funciones más importantes que ofrece OrgOS:

  • El mejor candidato. Con OrgOS será mucho más sencillo el proceso de selección de personal. Te permite evaluar todos los datos y apostar por los mejores candidatos.
  • Asistencia. Podrás saber si alguien ha faltado a su puesto de trabajo y el motivo de la ausencia. Gestiona las vacaciones y los días libres, pero también las bajas médicas y de cualquier otro tipo.
  • Horarios. Con esta herramienta puedes organizar los horarios y los distintos turnos de trabajo, y conocer si se están cumpliendo.
  • Gestionar la documentación. Podrás organizar toda la documentación de cada trabajador en su perfil. Además, te permite gestionar los derechos de acceso, para elegir quién puede consultarlos.
  • Onboarding. Ya conoces esta novedosa función para introducir en la empresa a los nuevos trabajadores. Con OrgOS le sacarás el máximo partido.
  • Recibir el feedback de tus empleados. Puedes crear encuestas de compromiso personalizadas para conocer las opiniones de tu plantilla, de esta forma podrás saber cuáles son sus necesidades y que errores se están cometiendo.

Como has visto a lo largo de estas líneas, una empresa no se compone de personas que trabajan de forma aislada con el fin de cumplir sus objetivos, se trata de un conjunto de empleados que buscan el bien común y que tienen una misma meta. Con OrgOS será más fácil alcanzarla.

 

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