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Organiza todos los documentos de tus empleados en un mismo lugar

Alejandro Herrero

El software OrgOS permite tener en un mismo sitio todos los documentos de tu organización, tanto los relacionados con los empleados como los de la empresa. Además, puesto que la mayoría de los documentos son siempre iguales, podrás disponer de plantillas proporcionadas por OrgOS.

En este post vamos a explicarte en qué consiste la subida de documentos a OrgOS.

 

Subir documentos y plantillas

Ten todos los documentos de tus empleados en un mismo lugar activando la opción de "documentos inteligentes". Para ello deberás dirigirte a Inicio> Documentos inteligentes> Activar documentos inteligentes.

 

Documentos del empleado

Si deseas cargar documentos nuevos para un empleado específico, dirígete a Documentos inteligentes> Documentos de empleados y haz clic en el nombre del empleado. Podrás subir los documentos pertinentes y decidir si serán visibles u ocultos para cada uno de los empleados.

 

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Etiquetas

El uso de etiquetas te permitirá encontrar un documento específico aún más rápido. Cada documento se puede marcar con cualquier número de etiquetas, después de lo cual podrás filtrar en cualquier momento. Con un clic en Inicio> Documentos inteligentes> Preferencias, podrás agregar tus propias etiquetas para los documentos. Simplemente deberás introducir un nombre y asignar un color específico para cada una de ellas.

Solicitud de recibo de lectura

En caso de que quieras asegurarte de que tus empleados lean y confirmen el documento que cargó para ellos, podrás solicitar un recibo de lectura. Podrás solicitarlo haciendo clic en ese documento específico> Solicitar recibo de lectura. Cuando el empleado confirma que ha leído y comprendido el contenido del documento, OrgOS capturará la fecha y la hora. Esta información podrá ser utilizada más tarde cuando sea necesario. 

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Documentos de la empresa

Todos los documentos que deberían ser accesibles para todos en tu empresa, como manuales y directrices, pueden cargarse en la pestaña de documentos de la empresa. Los documentos almacenados allí estarán disponibles para todos en la empresa, incluidas las nuevas contrataciones. Para ello, deberás dirigirte a Documentos inteligentes> Documentos de la compañía> Cargar documento (botón +) y seleccionar un documento.

Plantillas

Para todos los documentos que son en su mayoría iguales, solo el nombre, la dirección y así sucesivamente son diferentes, podrás usar plantillas. Solo deberás marcar los campos individuales como marcadores de posición y OrgOS completará los datos, utilizando la información que ya está en el software. 

Para marcar un campo en la plantilla como marcador de posición, coloca la palabra dentro del hueco, por ejemplo, un marcador de posición para el primer nombre podría verse como este {primer nombre} o {primernombre}. No importa lo que escribas dentro de los huecos, solo necesitarás poder identificar qué valor exacto deseas que aparezca en ese campo. 

Una vez que hayas marcado todos los campos necesarios como marcadores de posición, podrás cargar la plantilla haciendo clic en Documentos inteligentes> Plantillas> Cargar plantilla (botón +). A continuación, se te pedirá que selecciones el campo que debe coincidir con cada marcador de posición. Con eso, OrgOS podrá usar los datos que ingresaste en los campos de los empleados.

Creando un documento desde una plantilla

Si deseas crear un documento para un empleado a partir de una plantilla, dirígete a Documentos inteligentes> Plantillas> Haz clic en plantilla> Crear documento. Selecciona un cesionario y verás una vista previa de los marcadores de posición. Con un clic en crear documento, el nuevo documento se almacenará en la sección de documentos del empleado seleccionado.

Si tienes alguna duda, ¡no dudes en contactar con nosotros!

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