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Los Recursos Humanos y la Productividad Laboral

 
Daniela Maldonado R.

 La productividad laboral está muy en auge actualmente y es que la idea de trabajar menos horas pero que cundan mucho más a la hora de cumplir con las obligaciones diarias es algo muy tentador.

El rendimiento laboral o productividad de los españoles es mucho más baja que la de otros países de Europa y también que la de EEUU, y esto a pesar de que somos uno de los países que más horas pasamos dentro de la oficina.

Por lo que podemos rebatir la obsoleta creencia de que a más horas de trabajo, mayor rendimiento. Hay que empezar a eliminar esta teoría, puesto que estamos viendo que produce todo lo contrario a lo esperado, ya que, trabajando más horas, se tiende a disminuir el aprovechamiento que se hace de cada una de ellas.

Según datos del INSEE, en España se trabajan una media de 1780 horas al año, mientras que en países como Alemania y Holanda se trabajan 1410 y 1390 horas anuales respectivamente y, aún con esta enorme diferencia, ellos siguen siendo más productivos. Por ello… ¡Es el momento de hacer algo!

El éxito de una empresa depende tanto del director como de los empleados que trabajan en la misma. Los trabajadores contribuyen a la productividad del negocio, por lo que es muy importante comprender bien este concepto.

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¿Qué es la productividad?

La productividad personal, es decir, la de las personas que trabajan en una empresa, se define como “la cantidad de trabajo útil que una persona es capaz de hacer en un tiempo determinado”

Cuanto menos sea el tiempo empleado para realizar una tarea deseada, más productivo se será. Pero esto no siempre es fácil, ya que existen muchos factores que pueden afectar al rendimiento de las personas perjudicando así a la obtención del resultado deseado.

 

Factores que afectan a la productividad

Existen distintos factores, tanto internos como externos, que pueden afectar al rendimiento de los trabajadores disminuyendo así su productividad.

Algunos de los más importantes y que está en manos de la empresa cambiarlos podrían ser los siguientes:

  • Jornadas laborales demasiado largas. Son muchas las empresas que creen que teniendo una jornada laboral de entre 10 y 12 horas, obtendrán mejores resultados, sin embargo, esto solo es contraproducente, ya que el cansancio mental afecta a la productividad.
  • Falta de capacitación laboral. Esto es uno de los factores que más reduce el índice de productividad de los empleados y es que si estos no están actualizados y formados en las áreas que ejercen, además de no contar con la motivación suficiente, las técnicas que emplearán para realizar sus tareas serán obsoletas.
  • Actividades multitareas. Hay quien confunde la productividad con la capacidad de poder trabajar en varias actividades al mismo tiempo. Ser multitarea disminuye totalmente la capacidad de concentración, ya que al hacer cambios, el cerebro no es capaz de enfocarse en un tema determinado y el trabajo obtenido deja de ser el adecuado.
  • Periodos de descanso cortos. Tener tiempo de descanso durante la jornada laboral es indispensable para que las personas reduzcan la tensión, se despejen y aúnen la energía necesaria para seguir con sus tareas.
  • Malas condiciones laborales. Las condiciones laborales de las que disfrutan los trabajadores serán las que determinen la productividad y el funcionamiento de la empresa. Las que más suelen afectar son:
    • El clima organizacional. Si hay tensión entre los trabajadores, los líderes no cuidan de ellos y, además, exigen más de lo establecido, es posible que las actividades se realicen de forma ineficiente.
    • Las herramientas de trabajo. Si la empresa no proporciona los materiales y las herramientas necesarias para optimizar procesos, tiempos y calidad de producción se hará más difícil lograr los objetivos.
    • El espacio de trabajo. Si el trabajador no se siente cómodo en su espacio de trabajo, porque pasa más de ocho horas diarias sentado, en un cubículo con poca iluminación y ventilación deficiente y el mobiliario es incómodo, jamás cumplirá con sus asignaciones de forma productiva.

A pesar de que estos factores no motivan cuando están, si se produce su ausencia puede aparecer una gran desmotivación e incentivar el estrés de los trabajadores.

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Una buena motivación es uno de los factores fundamentales a la hora de lograr un buen desempeño laboral y la productividad depende del buen rendimiento de los trabajadores, por lo que cuanto mayor sea el bienestar personal y condiciones laborales de estos, mejor será su trabajo, lo que repercutirá directamente en el futuro de la empresa.

Generalmente, las compañías creen que lo más importante a la hora de tener contentos a sus empleados es el reconocimiento monetario, pero mucho más lejos de la realidad. Existen otros factores que pueden hacer que la motivación sea mucho mayor:

  • Adecuación y buen ambiente de trabajo
  • Establecimiento de objetivos
  • Reconocimiento del trabajo
  • La participación del empleado
  • Formación y desarrollo profesional

 

Mejora de la productividad y los Recursos Humanos

A la hora de mejorar la productividad en una organización existen una serie de factores que hay que tener en cuenta:

  • El entorno.
  • Las características de la organización.
  • Las características del trabajo.
  • Las características de los individuos.

El entorno suele estar fuera del alcance de la organización ya que la mayoría de las variables que le afectan son incontrolables, por ello deberá centrarse en todo lo que tenga relación con las características organizacionales.

Modificación de las características organizacionales

Estas características son las que más influyen en la productividad de las personas y, por tanto, en su trabajo.

  • Sistema de incentivos

Los sistemas que ofrecen premios en base a la producción de cada individuo consiguen que la productividad aumente, mientras que los que se basan en compartir ganancias por el grupo hacen que la productividad aumente en menor medida. 

  • Establecimiento de metas

Establecer metas aumenta la productividad en gran medida, ya que estas influyen en la conducta de las personas. Si además la meta es difícil de conseguir, pero no imposible, hará que los trabajadores aún tengan más empeño y aumentará su satisfacción cuando la logren.

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  • Selección

Existen muchas técnicas a la hora de seleccionar personal que cumpla con los requisitos de la empresa:

  • Pruebas
  • Entrevistas
  • Antecedentes
  • Referencias
  • Previsiones del trabajo
  • Capacitación y desarrollo

Los empleados deberían estar en constante formación para mejorar las conductas relacionadas con el trabajo y sentirse valorados e importantes.

La capacitación busca desarrollar las habilidades del empleado, impartir conocimientos e influir en las actividades que este desarrolle. Este proceso está formado por 3 fases que son el diagnóstico, la impartición y la evaluación final. Actualmente existen tres métodos distintos para capacitar a los empleados:

  • Modelación de la conducta
  • Instrucción programada y con ayuda de un ordenador
  • Capacitación directa del puesto

Un buen programa de capacitación debe enfocarse en el puesto y en las actividades que vaya a desempeñar la persona a la que se está formando, debe incluir una demostración de la ejecución exitosa de esas conductas, permitir el tiempo adecuado para la práctica activa, proporcionar retroalimentación y reforzamiento positivo y ser activamente apoyado por todos los niveles.

  • Liderazgo

Cuando pequeños grupos de trabajadores se juntan para buscar solución a un problema, la productividad aumenta ya que se sienten líderes en la toma de decisiones y parte activa de algo grande.

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  • Estructura de la organización

Generalmente, se podrá observar una mayor productividad cuando:

  • Las subunidades son pequeñas.
  • Hay pocos niveles jerárquicos.
  • La intensidad administrativa está controlada.
  • La estructura horizontal no es demasiado compleja.

Siempre que sea posible, la experiencia dice que la centralización de la toma de decisiones y una gran formalización fomentan la eficiencia y la productividad de los trabajadores.

 

Herramientas de RRHH para mejorar la productividad

  1. Trello

Esta es una herramienta para la gestión de proyectos colaborativa. Puede utilizarse tanto de manera personal como profesional, ayudándote a aumentar la productividad en equipo. Esta aplicación se basa en una metodología desarrollada por Toyota, la metodología Kanban, la cual ayuda a determinar qué vas a producir en cada momento.

Trello te permite ver en qué estás trabajando tanto tú como el resto del equipo y ver en qué parte del proceso están. Está formado por tableros compuestos por columnas que representan los distintos estados de las tareas. Además, la información se almacena en la nube, por lo que podrás acceder a ella en cualquier momento y desde cualquier lugar y dispositivo.

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  1. Todoist

El eslogan de esta aplicación reza “Todoist, la herramienta que te ayuda a hacer cosas.” Todoist permite la gestión de todas tus tareas y proyectos, haciendo que administres mucho mejor tu tiempo y hagas más en menos, siendo así más productivo.

Esta herramienta está disponible para cualquier tipo de dispositivo, por lo que podrás acceder a ella siempre que quieras. Podrás crear un calendario en el que incluyas tareas, subtareas, proyectos… Además, Todoist cuenta con una característica llamada Todoist Karma, a través de la cual podrás visualizar qué tal te ha ido el mes y cómo de productivo has sido.

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  1. Evernote

Evernote consiste en una aplicación que permite anotar todo lo que necesitemos en cada momento para así gestionar nuestro trabajo de forma correcta y ordenada. Las notas pueden ser tanto en formato texto como en vídeo y audio y pueden ser enviadas vía email.

Esta herramienta permite la creación de un planning de trabajo y puede ser muy útil durante un brainstorming, ya que permite guardar texto, imágenes, vídeos y webs de referencia.

Evernote está disponible para Mac, Windows y cuenta con versión mobile, por lo que podremos hacer uso de ella sin importar dónde nos encontremos.

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  1. Hootsuite

Hootsuite es la herramienta perfecta si gestionas las redes sociales, ya que con ella podrás programar todas tus publicaciones, ya sean diarias, semanales, mensuales… haciéndote así ahorrar una gran cantidad de tiempo que podrás invertir en otras tareas. Evidentemente, deberás seguir atento a las redes, ya que las respuestas a comentarios de seguidores no serás automáticas, pero aun así, ahorrarás mucho tiempo al no tener que parar cada x minutos de hacer la tarea que estés haciendo para redactar una nueva publicación.

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  1. IFTTT

IFTTT son las siglas para If This Then That, que vendría a significar “Si pasa Esto, hacer Aquello”. Es una aplicación web que permite la programación de Internet mediante recetas entre canales. Combina condiciones y acciones con las que poder automatizar tareas que realizas en Internet a diario. Por ejemplo, podrías programar actualizaciones de estado de las redes sociales, enviar un mensaje automático de agradecimiento a tus nuevos seguidores, que las fotos que subas se te almacenen en dropbox…

Estas automatizaciones son las llamadas “recetas” y podrás crear las tuyas propias o utilizar las más utilizadas por otros usuarios.

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  1. Wunderlist

Esta herramienta sirve para la creación de diferentes listas de tareas, organizarlas en carpetas según su importancia, compartirlas, delegar en otros usuarios… Wunderlist puede ser utilizada tanto en el ámbito privado como en el profesional. Además está disponible para cualquier tipo de dispositivo, por lo que siempre podrás acceder a la información. Alguna de las características que ofrece son:

  • Creación de listas de tareas pendientes
  • Avisos ante el vencimiento de las tareas
  • Compartir listas con otros usuarios
  • Delegar tareas en otros usuarios

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OrgOS: el software de Recursos Humanos para mejorar la productividad

 

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Actualmente, OrgOS es el software de Recursos Humanos más completos que hay en el mercado. Es una herramienta imprescindible para gestionar las tareas que lleva a cabo este departamento a diario, por lo que puede ser de mucha ayuda para mejorar la productividad. Algunas de sus funciones más importantes:

  • Selección de personal. Con un software de Recursos Humanos como este, toda gestión relacionada con la selección de personal puede ser automatizada. De esta forma, encontrar y seleccionar los mejores candidatos será mucho más sencillo, ya que basarás tus decisiones en datos reales.
  • Vacaciones, días libres y absentismo. Para un responsable de Recursos Humanos resulta impensable no controlar a diario quién acude a su puesto de trabajo y quién no lo hace. Debe conocer la situación de todos los que se ausentan, para saber si la falta está justificada o no. Podrás configurar las políticas y procesos de aprobación de tu empresa, y tener un controlador de presencia.
  • Siguiendo la línea del párrafo anterior, con esta nueva herramienta podrás gestionar los horarios y los turnos de trabajo, comunicárselos a tus empleados y después saber si se están cumpliendo.
  • Gestión documental. Organizar la información de cada empleado no puede ser más sencillo, ya que la herramienta te da la posibilidad de tener un perfil de cada trabajador.
  • Se trata de una función bastante novedosa, que está pensada para que puedas dar la mejor bienvenida posible a los nuevos empleados. Así será más sencillo que se involucren y que puedan vivir el negocio como si fuera suyo.
  • Con OrgOS los miembros de tu plantilla podrán hacerte llegar comentarios honestos, te ayudarán a conocer qué necesitas, pero también a realizar algunos cambios si detectas que puedes introducir mejoras.

Ya lo sabes, OrgOS es el mejor software de Recursos Humanos al que puedes acceder. Te invitamos a que solicites ya más información sobre esta herramienta y empieces a disfrutar de todo lo que te ofrece.

 

Nueva llamada a la acción
 


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